Je hele bedrijf hetzelfde voicemail-bericht



Voor kleine, maar ook voor grote organisaties is het natuurlijk heel professioneel als alle collega’s hetzelfde voicemailbericht op hun mobiele telefoon hebben. Bij Premium Voices kun je grote hoeveelheden voicemails in één keer laten maken.

Maar hoe gaat het produceren van al die voicemails in zijn werk?

1. Stel het bericht op,

met de naam van een van de medewerkers, bijvoorbeeld:
“Dit is de voicemail van Joop den Uil van Premium Voices. Joop kan uw oproep op het moment niet beantwoorden. Laat een bericht achter na de toon. Joop belt u dan zo snel mogelijk terug.”

Let erop dat:

- je de ik-vorm vermijdt. Als de voicemails door een vrouw worden ingesproken, is het niet logisch dat er “ik bel u terug” wordt gezegd, terwijl het om een mannelijke collega gaat.
- je de beller met „u” of met „je” kunt aanspreken. Kies wat het beste bij je organisatie past.

2. Maak een (Excel-)lijst aan met de voor- en achternamen van alle collega’s die een voicemail krijgen.

3. Schrijf achter de namen de fonetische uitspraak:

wordt ‘John’ op zijn Engels ('Dsjôn') of op zijn Nederlands ('Sjon') uitgesproken?
De klemtoon kun je aangeven door het gedeelte dat de klemtoon moet krijgen, in kapitalen te schrijven.
Bijvoorbeeld: 'Sharon' = SjaaRON, SJÈron of SJAAron.
Je kunt je collega’s vragen of zij de uitspraak invullen, als je zelf niet van alle collega’s weet hoe de naam uitgesproken moet worden.

4. Achter de namen en de fonetische uitspraak maak je een kolom aan met de mobiele nummers van de collega’s én de toegangscode tot de voicemailbox (voor Nederlandse providers: 4 cijfers)

5. Wij gaan samen met jou de lijst door om te kijken of alle namen duidelijk zijn.

6. Na de opname krijg je alle bestanden.
De bestandsnamen zijn de namen van je collega’s. We raden aan de voicemails eerst ter goedkeuring aan de collega’s door te sturen. Indien een naam onverhoopt tóch niet goed is uitgesproken, corrigeren we dit.

7. Nadat alle voicemailberichten zijn goedgekeurd, kunnen we ze gaan plaatsen.

Let erop dat wij bij het plaatsen 'in' de voicemailboxen van de collega’s gaan, en we dan de reeds ingesproken en niet-verwijderde berichten kunnen afluisteren. Wis dus privacy-gevoelige berichten, voordat we ze gaan plaatsen.